Sjekkliste før du kartlegger arbeidsflyten i studioet

Start med å bestemme hva du vil få ut av gjennomgangen

Mange begynner med å tegne opp alt de gjør, uten å vite hvorfor. Resultatet blir et langt dokument som ingen leser to ganger. Jeg anbefaler å starte med ett enkelt spørsmål: hva er det som oftest går galt eller tar for lang tid før kunden står i studioet? Svaret avgjør hvor grundig du må gå til verks og hvilke deler av dagen som fortjener mest oppmerksomhet.

I kurset bruker vi første halvdel av modulen om arbeidsflyt på akkurat dette. Deltakerne skriver ned tre til fem episoder fra de siste ukene: et batteri som var tomt, et minnekort som ikke ble gjenkjent, en mikrofon som sto på feil inngang. Slike konkrete hendelser er mer verdt enn en generell følelse av at rutinene kunne vært bedre.

Er du alene i studioet, holder det å bruke en kveld på dette. Er dere flere, bør alle bidra med egne episoder, for den som rydder ned er sjelden den som merker feilen først.

• Hva har gått galt de siste ukene, med dato og enkel beskrivelse
• Hva tok mest tid før første opptak
• Hva kunne kunden ha lagt merke til

Beskriv dagen slik den faktisk er, ikke slik den burde være

Den vanligste feilen i en gjennomgang er å beskrive idealdagen. Da blir sjekklisten pen, men uten forbindelse til virkeligheten. Gå heller gjennom forrige opptaksdag time for time, og skriv ned det som skjedde, også de små snarveiene du tok fordi det hastet.

Jeg ber ofte deltakere om å gå fysisk gjennom studioet med en blokk i hånden. Hvor legger du fra deg kameraet når du kommer inn? Hvor ligger ladere og kort? Hvem åpner døren for kunden? Rekkefølgen du faktisk beveger deg i, er ofte et bedre utgangspunkt for sjekklisten enn en rekkefølge du finner på ved skrivebordet.

Noter også hva som skjer mellom opptakene og etter at kunden har gått. Levering og nedpakking hører med til arbeidsflyten, og det er her mange rutiner faller helt bort.

• Gå gjennom forrige opptaksdag fra første til siste handling
• Noter snarveier og hvorfor du tok dem
• Ta med nedpakking og levering

Finn ut hvem som gjør hva

I små team er ansvar ofte uuttalt. Alle antar at noen andre har ladet batteriene, og så har ingen gjort det. Før du lager en ny sjekkliste, bør du skrive ned hvem som i praksis tar hver oppgave i dag, ikke hvem som egentlig skulle gjort det.

Dette er også det stedet der Magnus Berg og jeg ser flest overraskelser på kursene. Én person viser seg å ha tre uformelle ansvarsområder, mens en annen ikke har noen. Det er ikke et problem å rette opp, men det må sees før listen skrives, ellers blir den bare en kopi av gamle vaner.

Spør deg selv om hver oppgave har en tydelig eier, og om eieren vet at den er eieren. Hvis svaret er nei, er det første punkt på den nye listen.

• Hvem lader batterier og klargjør kort
• Hvem gjør lydtesten
• Hvem står for siste kontroll før kunden kommer

Sorter oppgavene etter tidspunkt og konsekvens

Når du har samlet oppgavene, deler du dem i tre grupper: det som må gjøres kvelden før, det som gjøres rett før opptak, og det som gjøres etter. Dette gir listen en naturlig rekkefølge og hindrer at alt havner i én lang rad som føles uoverkommelig klokken åtte om morgenen.

Vurder deretter konsekvensen av hver oppgave. Å glemme å formatere et kort er irriterende, men kan rettes på to minutter. Å oppdage at lyden mangler etter at kunden har gått, kan ikke rettes. Oppgaver med uopprettelige konsekvenser skal stå høyt og ha en egen avkrysning.

Hold listen kort. Ni av ti studioer jeg har snakket med, ender på ti til femten punkter per fase. Lengre enn det, og den slutter å bli brukt.

• Kvelden før, rett før opptak, etter opptak
• Marker punkter som ikke kan rettes i etterkant
• Maks omtrent femten punkter per fase

Test listen før du bestemmer deg for å bruke den

En sjekkliste er ikke ferdig før den er prøvd på en vanlig dag. Kjør den i en uke ved siden av de gamle rutinene, og noter hvor den hindret deg, hvor den var overflødig og hva den ikke fanget opp. Små justeringer de første dagene sparer deg for irritasjon senere.

Spør også den som ikke har skrevet den, om den er forståelig. Hvis en kollega må spørre hva et punkt betyr, er formuleringen for kort eller for intern. Skriv heller om punktet enn å forklare det muntlig, for muntlige forklaringer forsvinner.

Bestem på forhånd hva som skal til for at du beholder listen: for eksempel at den fanger minst én reell feil i løpet av prøveperioden, eller at den ikke tar mer enn ti minutter.

• Kjør listen parallelt med gamle rutiner i en uke
• La en kollega lese den uten forklaring
• Sett et enkelt kriterium for å beholde den

Spørsmål å stille deg selv før du setter i gang

Til slutt noen kontrollspørsmål jeg selv går gjennom. Har jeg nok tid til å gjøre dette ordentlig, eller gjør jeg det i en hast mellom to kunder? Er jeg villig til å endre noe av det jeg gjør i dag, eller ønsker jeg bare å dokumentere det? Og har jeg noen som kan se på arbeidet mitt utenfra?

Hvis du svarer nei på det siste, kan det være nyttig å få en ekstra person med. Kursene våre i Moss er bygget for dette, men et kollegamøte holder langt. Poenget er at gjennomgangen ikke blir en ensom øvelse som havner i en skuff.

Husk også at målet ikke er en perfekt arbeidsflyt, men en som er litt bedre enn i går og som du faktisk følger.

• Har jeg satt av tid uten press
• Er jeg villig til å endre vaner
• Har jeg en som kan lese over listen

En gjennomgang av arbeidsflyten er mest verdt når den starter med konkrete episoder, beskriver dagen slik den er og gir hver oppgave en eier. Gå gjennom spørsmålene over før du setter deg ned, og la en enkel prøveuke avgjøre om listen får bli. Det er ikke antallet punkter som teller, men at de blir fulgt hver opptaksdag.