Da Marte mistet to timer på et tomt minnekort

Morgenen som gikk skeis

Marte driver et lite portrettstudio sammen med en kollega, og de tok kontakt etter en dag de helst ville glemme. Kunden sto klar klokken ni, lyset var satt, og først da første serie skulle tas, viste kameraet at minnekortet var fullt av bilder fra forrige oppdrag. Kortet lå i kameraet fordi ingen visste om de var ferdig overført.

De brukte det meste av en time på å lete etter et annet kort, og da det ble funnet, var det ikke formatert i det aktuelle kameraet. Kameraet ba om formatering, og hver pause spiste av tiden kunden hadde satt av. Marte fortalte at det verste var følelsen av å være uforberedt i eget studio.

Hun beskrev det uten å legge skylden på noen. Utstyret fungerte, men det fantes ingen avtale om hvem som tømte kort, hvem som lastet batterier og hvor ting skulle ligge når dagen var over. Det er et vanlig mønster hos små studioteam.

Hva vi så da vi kom på besøk

Da jeg besøkte studioet, lå batteriene i en skuff sammen med lensedekslene, lader og ledninger. Noen var fulle, noen halvfulle, og ingen kunne si hvilke som hadde vært brukt sist. Kortene lå løst i en skål ved siden av tomme esker, og to av dem var uten noen form for merking.

Jeg spurte hvordan de vanligvis visste at et kort var trygt å formatere. Svaret var at man så på det og gjettet. Det er ikke dumt, men det er heller ikke noe man vil stole på mens kunden venter. En rutine som krever gjetting, faller fra hverandre den dagen noen er stresset eller sykemeldt.

Vi gikk gjennom hva som faktisk skjer med batteriene i løpet av en vanlig uke, og la merke til at de samme to batteriene ble brukt hver gang fordi de lå øverst. De andre ble sjelden lastet og var derfor dårligere når de endelig trengtes.

• Batterier uten fast plass og uten tegn på ladenivå
• Kort uten merking av overført eller klart
• Ingen avtale om hvem som tømmer og formaterer

Batteriene: en enkel rotasjon

Vi startet med batteriene fordi det var raskest å rydde. Hvert batteri fikk et nummer med en liten merkelapp, og det ble satt opp en fast plass i en liten boks: ladede til venstre, brukte til høyre. Når et batteri tas ut av kameraet etter opptaksdagen, havner det i høyre rom og settes på lading samme kveld.

Rotasjonen er ikke mer komplisert enn at man alltid tar det batteriet som ligger lengst til venstre. Slik blir alle brukt jevnt, og du unngår at to favoritter slites ut mens resten blir stående. Marte likte at systemet ikke krevde noe notatark, bare en vane i hendene.

Vi snakket også om reservebatteri. Et ekstra i lommen er ingen erstatning for oversikt, men det gir ro når rutinen en sjelden gang glipper. Hun la til et lite merke på de to som alltid skulle ligge i kamerabagen, slik at de aldri ble tatt med inn i skuffen igjen.

Kortene: merking og trygg formatering

Med kortene brukte vi en like enkel idé. Hvert kort fikk nummer, og i boksen ved siden av batteriene fikk de to rom: klare og ikke overført. Et kort går aldri tilbake til klare før bildene er kopiert og sjekket på maskinen, og først da formateres det i kameraet det skal brukes i.

Poenget med å formatere i kameraet og ikke på datamaskinen er at kameraet da setter opp mappestrukturen slik det selv forventer. Det reduserer risikoen for feilmeldinger midt i en opptaksserie. Jeg viste Marte hvordan man kontrollerer ledig plass og tid igjen før første bilde tas.

Det viktigste var kanskje å bestemme at ingen formaterer et kort uten å ha sett kopien. Hun sa at denne ene regelen fjernet mest uro, fordi den gjorde at ingen lenger måtte lure på om noe viktig kunne forsvinne.

• Kopier først, kontroller kopien, formater deretter
• Formater i kameraet som skal bruke kortet
• Sjekk ledig plass før første opptak

Hva som endret seg i løpet av noen uker

Etter et par uker ringte Marte og fortalte at morgenene var blitt stille. Batteriene lå klare, kortene var tomme og merket, og de brukte ti minutter på å sjekke alt før kunden kom. Kollegaen hennes hadde tatt over kveldsrutinen uten å bli spurt, fordi boksen gjorde det åpenbart hva som manglet.

Hun nevnte også at den som kom først på jobb, ikke lenger måtte lete etter noe. Rutinen var blitt en del av avslutningen på dagen og ikke bare starten på neste. Det er ofte slik det fungerer best: arbeidet flyttes til kvelden, når ingen venter.

De hadde fortsatt hendelser, som alle andre. Et kort viste seg å være defekt, og et batteri holdt dårlig. Men feilene ble oppdaget før kunden kom, ikke mens kunden satt i stolen, og det var hele forskjellen.

Det du kan ta med til ditt eget studio

Du trenger ikke kjøpe noe nytt for å begynne. Finn en boks, noen merkelapper og en avtale med deg selv eller teamet om hvem som gjør hva etter siste opptak. Start med å nummerere alt du har, og se hvor mange som faktisk blir brukt.

Poenget er at utstyret skal fortelle sin egen status uten at noen må huske den. Når et batteri og et kort har en fast plass, blir det synlig når noe mangler, og da kan du handle i ro og mak i stedet for midt i oppdraget.

Modulen om batterier og opptaksmedier i kurset går gjennom dette trinn for trinn, med øvelser i å lade, merke, rotere og klargjøre kort. Marte brukte bare en liten del av det, og det var nok til å endre hverdagen.

Marte mistet ikke utstyr den morgenen, men hun mistet tid og ro. Det som hjalp, var ingen stor omlegging, bare faste plasser for batterier, merking av kort og en regel om å kopiere før man formaterer. Når rutinen ligger i hendene, blir klargjøringen kort og forutsigbar, og studioet er klart når kunden kommer.